4 måder, elektroniske signaturer kan hjælpe din virksomhed

Elektroniske signaturer har eksisteret i et stykke tid, men med den seneste udvikling inden for centraliserede nationale eID-løsninger er de nu begyndt at udnytte deres fulde potentiale.

I dag bruger mange organisationer elektroniske signaturer til at strømline deres interne processer og samtidig spare tid, penge og ressourcer. Så hvordan hjælper brugen af en løsning til elektroniske signaturer egentlig din virksomhed?
Lad os finde ud af det!

Hvad er en elektronisk signatur?

En e-signatur er i bund og grund den elektroniske pendant til en håndskrevet underskrift.
Du kan bruge elektroniske signaturer til at underskrive digitale kontrakter, formularer, aftaler, fakturaer, kvitteringer og andre dokumenter. I modsætning til en fysisk eller »våd« underskrift genereres en e-signatur digitalt ved hjælp af et softwareprogram eller en app.

Elektroniske signaturer tjener stort set samme formål som håndskrevne, men er som regel meget nemmere, hurtigere og sikrere at bruge.

Hvordan fungerer løsninger til elektroniske signaturer?

En typisk løsning til elektroniske signaturer består af følgende komponenter:

• En brugergrænseflade til at indsamle underskriften fra underskriveren. Dette vil normalt være en webbrowser eller en anden klientapplikation.
• En krypteringsalgoritme til at kryptere signaturdataene for at garantere deres integritet og uafviselighed.
• En integritetsverifikationsproces, der sikrer, at dataene ikke bliver manipuleret under overførslen.

Alt det ovenstående sikrer, at underskriverens identitet verificeres korrekt, og at signaturdataene er ulæselige for tredjeparter. Hvis du kombinerer en løsning til elektronisk signatur med et nationalt eID, får du indbygget identitetsverifikation som en ekstra fordel.

Ved at integrere en løsning til elektronisk signatur i din virksomhed giver du kunderne mulighed for at underskrive online-dokumenter uden at bekymre sig om sikkerheden af deres oplysninger.

De forretningsmæssige fordele ved en løsning til elektroniske signaturer

Implementering af en løsning til elektroniske signaturer hjælper din virksomhed på flere måder.

1. Spar tid

Det går betydeligt hurtigere at underskrive dokumenter med en elektronisk signatur end at gøre det fysisk. Dette gælder især, når processen involverer underskrivere, der ikke befinder sig tæt på hinanden. I sådanne tilfælde skal du først udskrive det pågældende dokument, sende det ud til alle relevante parter og derefter vente på, at de underskriver og returnerer det. Selv i det bedste tilfælde vil denne proces tage et par dage.

Med en e-signatur kan alle parter underskrive et dokument online på få sekunder, uanset hvor de befinder sig, ved hjælp af deres foretrukne enhed.

2. Spar penge

Dette hænger direkte sammen med det ovenstående tidsbesparende aspekt.
E-signaturer kan spare din virksomhed penge på to måder:

Reducer udgifterne til udstyr og materialer: Løsninger til elektroniske signaturer gør det muligt for brugerne at underskrive dokumenter uden at bruge ekstra udstyr som printere, scannere og så videre. Desuden er den elektroniske underskriftsproces fuldstændig papirløs.

Reduktion af arbejdsomkostninger: Den tid, der bruges på udskrivning, forsendelse, verifikation og arkivering af håndskrevne underskrifter, løber hurtigt op. Ved at erstatte denne arbejdskrævende proces med en løsning til elektroniske underskrifter frigør du tid for medarbejderne, så de kan fokusere på mere forretningskritiske og værdiskabende opgaver. Samtidig mindsker brugen af eID-login risikoen for menneskelige fejl og behovet for gentagne underskrifter.

3. Forbedring af sikkerheden

Elektroniske signaturer er langt mere sikre takket være de ekstra lag af identitetsverifikation, kryptering og indbyggede integritetskontroller. En elektronisk signatur er derfor meget sværere at forfalske end en håndskrevet signatur.

Derudover skaber de fleste løsninger til elektroniske signaturer gennemsigtighed i underskriftsprocessen ved at registrere hvert trin og gøre alle handlinger sporbare. Det endelige resultat er en sikker og gensidigt gennemsigtig måde at underskrive dokumenter på.

Endelig er elektroniske signaturer takket være krypteringsalgoritmerne beskyttet mod manipulation og indblanding fra tredjeparter. Dette mindsker risikoen for skadelige handlinger fra cyberkriminelle eller andre aktører med ondsindede hensigter.

4. Sikre overholdelse af lovgivningen

Endelig hjælper en løsning til elektroniske signaturer din virksomhed med at overholde lovkravene. I de senere år har vi været vidne til stadig strengere regler vedrørende indsamling, opbevaring og overførsel af personoplysninger (især GDPR)

Moderne løsninger til elektroniske signaturer er udviklet med disse regler for øje. Det betyder, at alle personoplysninger, der indsamles i forbindelse med underskrivning af dokumenter, håndteres i fuld overensstemmelse med alle relevante retningslinjer.

Derudover benytter e-signatursoftware eksisterende, myndighedsgodkendte rammer til at godkende brugere ved at give dem mulighed for at logge ind med forskellige e-ID’er. Alt dette bidrager til at mindske risikoen for juridiske udfordringer i forbindelse med forkert håndterede underskrifter eller dokumenter.

Kom i gang med en e-signaturløsning fra Idura

Der er ingen tvivl om, at digitale signaturer er kommet for at blive. De er hurtige, praktiske, sikre og effektive. Ved at benytte en udbyder af e-signaturer som Idura kan din virksomhed begynde at drage fordel af elektroniske signaturer inden for få timer efter tilmeldingen.

Idura Signature er en sikker digital underskrivningstjeneste, der er nem at integrere i dine egne applikationer. Den overholder garanteret gældende lovgivning som GDPR og den nyere Schrems II-dom.

Idura Signature giver dine kunder mulighed for øjeblikkeligt at underskrive dokumenter ved hjælp af en række nationale eID’er, herunder det danske MitID, svenske og norske BankID, finske Trust Network (FTN), belgiske itsme og mange flere.

Læs mere om vores løsning til digital signering, eller drøft dine behov med en af vores eksperter i digital identitet.