4 fördelar hur elektroniska signaturer kan hjälpa ditt företag

Elektroniska signaturer har funnits ett tag, men i takt med den senaste utvecklingen av centraliserade nationella e-legitimationer har de börjat nå sin fulla potential.

Idag använder många organisationer elektroniska signaturer för att effektivisera sina interna processer och samtidigt spara tid, pengar och resurser. Så hur kan en lösning för elektroniska signaturer hjälpa ert företag?

Det ska vi ta reda på.

Vad är en elektronisk signatur?

En e-signatur är i grunden den digitala motsvarigheten till en handskriven signatur.
Du kan använda elektroniska signaturer för att underteckna digitala kontrakt, formulär, avtal, fakturor, kvitton och andra dokument. Till skillnad från en fysisk eller ”våt” signatur genereras en e-signatur digitalt med hjälp av ett program eller en app.

Elektroniska signaturer fyller till stor del samma syfte som handskrivna, men är oftast betydligt enklare, snabbare och säkrare att använda.

Hur fungerar e-signeringslösningar?

En typisk lösning för elektronisk signering består av följande delar:

• Ett användargränssnitt för att registrera signaturen från undertecknaren. Detta är normalt en webbläsare eller någon annan klientapplikation.
• En krypteringsalgoritm som krypterar signaturdata och för att garantera dess integritet och oavvislighet.
• En integritetskontroll för att säkerställa att data inte manipuleras under överföringen.

Allt ovan säkerställer att undertecknarens identitet verifieras korrekt och att signaturdata är oläsbar för tredje part. Kombinerar du en e-signeringslösning med en nationell e-legitimation får du dessutom inbyggd identitetsverifiering som en extra fördel.

Genom att införa en elektronisk signaturer i ditt företag gör du det möjligt för kunderna att underteckna dokument online utan att behöva oroa sig för säkerheten kring sina uppgifter.

Fördelarna med en elektronisk signaturlösning för företag

Att implementera en e-signeringslösning gynnar ert företag på flera sätt.

1. Spara tid

Att underteckna dokument med en elektronisk signatur går betydligt snabbare än att göra det fysiskt. Detta gäller särskilt när processen involverar undertecknare som inte befinner sig nära varandra. I sådana fall måste ni först skriva ut dokumentet, skicka ut det till alla berörda parter och sedan vänta på att de signerar och returnerar det. Även i bästa fall tar processen några dagar.

Med e-signering kan alla parter underteckna ett dokument online på några sekunder, från valfri plats och med den enhet de föredrar.

2. Spara pengar

Detta hänger direkt ihop med den tidsbesparingen ovan.
E-signaturer kan spara pengar åt ert företag på två sätt:

• Minskade kostnader för utrustning och material: Med en e-signeringslösning kan användare signera dokument utan ytterligare utrustning som skrivare, skannrar och liknande. Dessutom är hela signeringsprocessen papperslös.

• Minskade arbetskraftskostnader: Tiden som läggs på att skriva ut, posta, verifiera och arkivera fysiska signaturer adderar snabbt upp sig. Genom att ersätta denna arbetsintensiva process med en elektronisk signaturlösning frigör ni tid för era medarbetare, som istället kan fokusera på mer affärskritiska och värdeskapande uppgifter. Samtidigt minskar inloggning med e-legitimation risken för mänskliga fel och behovet av omsigneringar.

3. Förbättra säkerheten

Elektroniska signaturer är betydligt säkrare tack vare de extra lagren i form av identitetsverifiering, kryptering och inbyggda integritetskontroller. En elektronisk signatur är därför mycket svårare att förfalska än en handskriven.

Dessutom skapar de flesta lösningar för elektroniska signaturer transparens i signeringsprocessen genom att logga varje steg och göra allas åtgärder spårbara. Resultatet blir ett säkert och ömsesidigt transparent sätt att signera dokument.

Tack vare krypteringsalgoritmerna är elektroniska signaturer skyddade mot manipulation och intrång från tredje part. Detta minskar risken för skadliga handlingar från cyberkriminella eller andra aktörer med onda avsikter.

4. Säkerställ regelefterlevnad

Slutligen hjälper en e-signeringslösning ditt företag att efterleva gällande regelverk. Under de senaste åren har vi sett allt strängare regler gällande insamling, lagring och överföring av personuppgifter (framför allt GDPR). 

Moderna e-signeringslösningar är byggda med sådana regelverk i åtanke. Det innebär att alla personuppgifter som samlas in i samband med signering hanteras i full efterlevnad av relevanta riktlinjer.

Genom att låta användare logga in med olika e-legitimationer bygger e-signeringsprogramvaran dessutom på befintliga, statligt godkända ramverk för att autentisera användare. Allt detta bidrar till att minska risken för juridiska problem i samband med felaktigt hanterade signaturer eller dokument.

Kom igång med en lösning för elektroniska signaturer från Idura

Det råder ingen tvekan om att digitala signaturer är här för att stanna. De är snabba, smidiga, säkra och effektiva. Genom att använda en leverantör av e-signaturer som Idura kan ditt företag börja dra nytta av elektroniska signaturer redan inom några timmar efter registreringen.

Idura Signatures är en säker tjänst för digital signering som är enkel att integrera i dina egna applikationer. Den uppfyller garanterat gällande regelverk som GDPR och den senaste domstolsdomen i Schrems II-målet.

Med Idura Signatures kan dina kunder omedelbart underteckna dokument med hjälp av en rad nationella e-legitimationer, däribland det danska MitID, svenska BankID och norska BankID, finska Trust Network (FTN), belgiska itsme och många fler.

Läs mer om vår lösning för digital signatur eller diskutera dina behov med en av våra experter på digital identitet.