Underskrifter är ett sätt att visa att en person har godkänt ett visst dokument eller avtal. Under större delen av mänsklighetens historia var underskrifter i handskriven form (även kallade "fysiska underskrifter") det enda tillgängliga alternativet. Men tack vare den tekniska utvecklingen har digitala signaturer blivit allt vanligare.
Nedan jämför vi digitala signaturer med handskrivna signaturer och diskuterar fördelarna med att använda den förstnämnda typen av signaturer.
Vad är handskrivna signaturer?
Handskrivna signaturer är det traditionella sättet att underteckna dokument. Det innebär att en person fysiskt undertecknar ett dokument, t.ex. med en penna. Namnet "wet ink signature" kommer faktiskt från bläcket på sidan.
Signaturen är en unik representation av personens identitet och är juridiskt bindande när man fastställer undertecknarens ursprungliga identitet. Genom historien har underskrifter med bläck använts och accepterats i stor utsträckning för alla typer av dokument och avtal i olika miljöer.
Vad är digitala signaturer?
En digital signatur är ett elektroniskt alternativ till det fysiska sättet att signera dokument. En sådan signatur är unikt knuten till en persons digitala identitet. Digitala signaturer har utvecklats för att göra det effektivare och säkrare att underteckna digitala dokument och för att bättre kunna verifiera identiteten hos alla inblandade. Under de senaste åren har digitala signaturer blivit allt vanligare som ersättning för fysiska signaturer i vissa användningsfall.
Digitala signaturer är säkrare än handskrivna signaturer eftersom de gör det möjligt att verifiera undertecknarens äkthet. Det beror på att PKI:er (Public Key Infrastructures) används för digitala signaturer och skapar digitala certifikat som kopplar en producerad signatur till en faktisk identitet.
Dessutom är betrodd tidsstämpling också enviktig säkerhetskomponent i digitala signaturer som följer PKI eftersom den bevisar att en signatur existerade vid en viss tidpunkt. Betrodd tidsstämpling skyddar effektivt signaturen från att ändras.
Ur detta perspektiv är digitala signaturer ganska unika i jämförelse med handskrivna signaturer eftersom identiteten på en digital signatur alltid kommer att verifieras och tidpunkten för signaturen kommer att vara känd.
Varför välja digitala signaturer framför handskrivna signaturer?
Det finns ett antal skäl till att välja en digital signatur framför en våt signatur.
1. Bekvämlighet
Digitala signaturer är mycket praktiska jämfört med handskrivna signaturer. Du kan signera dokument var som helst och när som helst. Detta gör det möjligt för människor att digitalt underteckna dokument utan att behöva träffas personligen, vilket sparar både tid och pengar för alla parter.
2. Effektivitet
Du kan underteckna dokument mycket snabbare med en digital signatur eftersom det kan göras online med hjälp av din digitala identitet. Du kan hoppa över de onödiga stegen med att behöva skriva ut, underteckna, skanna och returnera ett fysiskt dokument. Detta är särskilt användbart i scenarier där flera signaturer krävs och tiden är av yttersta vikt.
3. Säkerhet
Dokument som undertecknas med digitala signaturer är mycket säkrare än handskrivna signaturer. På grund av det mänskliga elementet är fysiska, handskrivna signaturer lättare att manipulera eller förfalska. Genom att övergå till en digital signaturprocess kan du avsevärt minska risken för mänskliga fel och bedrägerier.
4. Kostnadseffektivitet
Digitala signaturer gör dina affärsprocesser kostnadseffektiva på flera sätt:
- Den inneboende effektiviteten hos digitala signaturer sparar värdefull tid
- Deras digitala natur gör att företag kan minska behovet av fysisk lagring av dokument
- Digitala signaturer eliminerar behovet av att skriva ut papper
Allt detta sparar inte bara tid, utrymme och pengar, det bidrar också till att minska påverkan på miljön.
5. Juridiskt bindande
Digitala signaturer är lika juridiskt bindande som fysiska signaturer. De signeras och autentiseras med hjälp av elektroniska identiteter, som på ett säkert sätt knyter signaturen till en verklig person. Enligt eIDAS-föreskrifterna är en digital signatur lika giltig i juridiska termer som en fysisk signatur. Därför kan privatpersoner och företag som undertecknar dokument med digitala signaturer vara säkra på att de är giltiga.
Vilka fall lämpar sig bäst för att använda en digital signatur jämfört med en handskriven signatur?
Även om digitala signaturer i allmänhet är godtagbara ersättningar för handskrivna signaturer, är deras användning särskilt relevant i följande fall.
Branscher som kräver frekvent signering
Digitala signaturer kan vara till nytta för många olika branscher, men är särskilt relevanta för branscher som kräver att dokument eller avtal ofta undertecknas på ett säkert sätt.
Exempelvis har företag som verkar inom finans-, hälso-, juridik- eller HR-branschen redan börjat använda digitala signaturer på grund av den stora mängd dokument som de regelbundet behöver signera på ett säkert och effektivt sätt.
Genom att säkerställa en mer strömlinjeformad, automatiserad och säker digital process för att signera dokument kan företag till och med skapa en konkurrensfördel inom sitt område.
Företag som arbetar på distans
Jämfört med handskrivna signaturer kan digitala signaturer också gynna företag som arbetar på distans eller har geografiskt spridda team, så att de snabbt och enkelt kan underteckna dokument från vilken plats som helst.
Detta blev särskilt relevant i kölvattnet av Covid-19-pandemin, då många företag började arbeta på distans med kollegor utspridda över hela landet eller till och med internationella gränser. Företag som inte inför en process för digitala signaturer riskerar att spendera mer tid och resurser än nödvändigt.
Miljömässigt hållbara företag
Slutligen kommer företag som prioriterar hållbarhet och minskar pappersavfallet att dra nytta av de digitala signaturernas miljövänliga karaktär. Det är ett effektivt sätt att förbättra din varumärkesimage genom att visa att ditt företag bryr sig om miljön och vidtar konkreta åtgärder för att minska sitt ekologiska fotavtryck.
Kort sagt, företag i alla branscher som värdesätter effektivitet, säkerhet, bekvämlighet och hållbarhet kommer att dra nytta av att implementera digitala signaturer i sitt arbetsflöde för att förbli konkurrenskraftiga inom sitt område.
Använd Idura för att komma igång med digitala signaturer
För att optimera dina affärsprocesser och arbetsflöden kan du använda ett företag som Idura för att komma igång med digitala signaturer.
Vi säkerställer att identiteten på våra digitala signaturer följer PAdES-LTA-standarden och verifieras genom lokala elektroniska identiteter, inklusive:
- Svenskt BankID
- Danskt MitID
- Norskt BankID
- Freja eID
- Finska Trust Network (FTN)
- Nederländska iDIN
- Tysk Personalausweis
Vill du veta mer?
Läs mer om vår lösning för digitala signaturer.
