Sähköinen vai perinteinen allekirjoitus – mitä eroa niillä on?

Sopimusten tai muiden asiakirjojen allekirjoittaminen on varmasti jokaiselle tuttua yhdessä jos toisessakin yhteydessä. Lyhyesti sanottuna, se on tapa osoittaa, että henkilö hyväksyy asiakirjan, sopimuksen tai muun oikeudellisen dokumentin sisällön. Suurimman osan historiasta ainoa vaihtoehto allekirjoittamiseen oli perinteinen käsin tehty allekirjoitus. Teknologian kehityksen myötä sähköinen allekirjoitus on kuitenkin saanut yhä enemmän jalansijaa, ja nykyään varsinkin Pohjoismaissa sähköisestä allekirjoittamisesta on tullut standardi lähes alalla kuin alalla.

Tässä artikkelissa vertailemme sähköistä allekirjoitusta ja perinteistä käsin tehtyä allekirjoitusta eri näkökulmista sekä tarkastelemme, miksi yhä useammat organisaatiot ovat siirtyneet digitaalisiin allekirjoitusratkaisuihin.

Perinteinen käsin tehty allekirjoitus

Perinteinen allekirjoitus ei juuri esittelyjä kaipaa. Se syntyy, kun henkilö allekirjoittaa asiakirjan fyysisesti esimerkiksi kynällä paperille.

Vaikka perinteinen allekirjoitus on edelleen laajasti hyväksytty ja käytetty, siihen liittyy myös haasteita. Allekirjoituksen aitoutta voi olla vaikea todentaa, ja asiakirjojen käsittely vaatii usein tulostamista, skannaamista ja fyysistä säilyttämistä.

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

 Sähköinen (tai digitaalinen) allekirjoitus on sähköinen vaihtoehto perinteiselle käsin tehdylle allekirjoitukselle. Se perustuu digitaaliseen identiteettiin, joka tässä yhteydessä viittaa allekirjoittajan sähköisesti varmennettuun henkilöllisyyteen. Käytännössä allekirjoittaja tunnistautuu esimerkiksi pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, minkä jälkeen asiakirja voidaan allekirjoittaa turvallisesti verkossa. 

Digitaaliset allekirjoitukset on kehitetty parantamaan allekirjoitusprosessien tehokkuutta, turvallisuutta, läpinäkyvyyttä ja helppokäyttöisyyttä. Sähköisillä allekirjoituksilla voidaan myös varmistaa luotettavammin kaikkien osapuolten henkilöllisyys.

Sähköisen allekirjoituksen luotettavuus perustuu julkisen avaimen infrastruktuuriin (PKI, Public Key Infrastructure), jolla allekirjoitus voidaan yhdistää todelliseen henkilöön pankkitunnusten kaltaisten digitaalisten varmenteiden avulla.

Lisäksi digitaalisiin allekirjoituksiin voidaan liittää luotettu aikaleima, joka todistaa allekirjoituksen olemassaolon tiettynä ajankohtana ja suojaa asiakirjaa myöhemmiltä muutoksilta.

Perinteiseen allekirjoitukseen verrattuna digitaalisen allekirjoituksen mahdollisesti tärkein etu onkin se, että allekirjoittajan henkilöllisyys sekä allekirjoitusajankohta voidaan varmentaa luotettavasti.

Miksi valita sähköinen allekirjoitus?

There are a number of reasons to pick a digital signature over a wet signature.

1. Käytännöllisyys

Digitaalisten allekirjoitusten suurimpia etuja ovat helppous ja käytännöllisyys.

Asiakirjoja voidaan allekirjoittaa missä tahansa ja milloin tahansa ilman fyysistä tapaamista. Tämä säästää aikaa sekä allekirjoittajilta että organisaatioilta.

2. Tehokkuus

Digitaalinen allekirjoittaminen nopeuttaa merkittävästi asiakirjojen käsittelyä.

Tulostamisen, allekirjoittamisen, skannaamisen ja asiakirjojen lähettämisen sijaan koko prosessi voidaan hoitaa verkossa muutamassa minuutissa. Tämä on erityisen hyödyllistä tilanteissa, joissa asiakirjaan tarvitaan useita allekirjoituksia tai aikataulu on tiukka.

3. Turvallisuus

Digitaaliset allekirjoitukset tarjoavat lähtökohtaisesti korkeamman tietoturvan kuin perinteiset allekirjoitukset.

Käsin tehtyjä allekirjoituksia voidaan väärentää tai muokata suhteellisen helposti. Digitaalisissa allekirjoituksissa henkilöllisyys voidaan puolestaan varmentaa sähköisellä tunnistautumisella, mikä vähentää väärinkäytösten ja petosten riskiä merkittävästi.

4. Kustannustehokkuus

Digitaaliset allekirjoitukset voivat vähentää kustannuksia monella tavalla.

Prosessit nopeutuvat, paperin käyttö vähenee ja fyysisten asiakirjojen säilytystarve pienenee. Samalla organisaatiot säästävät aikaa, tilaa ja hallinnollista työtä.

5. Sähköisten allekirjoitusten oikeudellinen pätevyys

Digitaaliset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia samalla tavalla kuin perinteiset käsin tehdyt allekirjoitukset.

Euroopan unionissa eIDAS-asetus määrittelee digitaalisten allekirjoitusten oikeudellisen aseman. Kun allekirjoitus perustuu luotettavaan sähköiseen tunnistamiseen, sen oikeudellinen pätevyys vastaa perinteistä allekirjoitusta.

6. Kehittyneet ja hyväksytyt allekirjoitukset

Perusmuotoisten sähköisten allekirjoitusten lisäksi sähköisissä allekirjoituksissa puhutaan kehittyneistä (Advanced Electronic Signature, AES) ja hyväksytyistä (Qualified Electronic Signature, QES) allekirjoituksista. AES- ja QES-allekirjoitukset ovat oikeudelliselta sitovuudeltaan perusmuotoisia allekirjoituksia luotettavampia. Hyväksytty eli QES-allekirjoitus on eIDAS-asetuksen korkein taso. Voit lukea eri allekirjoitustasoista lisää tästä artikkelista.

Milloin sähköinen allekirjoitus on paras vaihtoehto?

Vaikka perinteiset allekirjoitukset ovat edelleen käytössä ja laajalti hyväksyttyjä, digitaalinen allekirjoitus soveltuu erityisen hyvin tilanteisiin, joissa asiakirjoja allekirjoitetaan usein, nopeasti tai useiden osapuolten kesken.

Toimialat, joissa allekirjoitetaan paljon asiakirjoja

Digitaaliset allekirjoitukset ovat yleistyneet erityisesti finanssi-, kiinteistö-, terveydenhuolto-, laki- ja henkilöstöhallinnon aloilla, joissa käsitellään suuria määriä sopimuksia ja muita luottamuksellisia asiakirjoja.

Tehokkaampi ja turvallisempi allekirjoitusprosessi voi samalla muodostaa kilpailuedun.

Etätyötä tekevät organisaatiot

Digitaalinen allekirjoitus mahdollistaa asiakirjojen allekirjoittamisen riippumatta allekirjoittajien sijainnista.

Koronapandemian alulleen sysäämä etätyön yleistyminen on lisännyt tarvetta ratkaisuille, joiden avulla sopimuksia voidaan käsitellä nopeasti ilman fyysisiä tapaamisia tai paperisia asiakirjoja.

Kestävää kehitystä tukevat yritykset

Digitaalinen allekirjoitus vähentää paperinkulutusta ja fyysisten asiakirjojen tarvetta.

Monille organisaatioille tämä on osa laajempaa vastuullisuus- ja ympäristöstrategiaa. Samalla yritys voi osoittaa asiakkailleen ja yhteistyökumppaneilleen sitoutuvansa nykyaikaisiin ja ympäristöystävällisiin toimintatapoihin.

Näin saat sähköiset allekirjoitukset yrityksesi käyttöön

Digitaalisten allekirjoitusten käyttöönotto on yksi tehokkaimmista tavoista tehostaa liiketoimintaprosesseja ja vähentää manuaalista työtä.

Iduran sähköinen allekirjoituspalvelu perustuu PAdES-LTA-standardin mukaisiin allekirjoituksiin, joiden henkilöllisyys varmennetaan kansallisilla sähköisillä tunnisteilla, kuten suomalaisilla pankkitunnuksilla ja Mobiilivarmenteella. Allekirjoituspalvelumme tukee myös lukuisten muiden maiden sähköisiä tunnisteita, kuten Ruotsin ja Norjan BankID:tä ja Tanskan MitID:tä.