Signaturer er en måte å vise at en person har samtykket til et bestemt dokument eller en bestemt kontrakt. I mesteparten av menneskehetens historie var håndskrevne signaturer det eneste tilgjengelige alternativet. Men takket være den tekniske utviklingen har digitale signaturer blitt stadig vanligere.
Nedenfor sammenligner vi digitale signaturer med våte signaturer og diskuterer fordelene ved å bruke førstnevnte.
Hva er håndskrevne signaturer?
Håndskrevne signaturer er den tradisjonelle måten å signere dokumenter på. Det vil si at en person fysisk signerer et dokument, for eksempel ved hjelp av en penn.
Signaturen er en unik representasjon av personens identitet og er juridisk bindende når man skal fastslå den opprinnelige identiteten til underskriveren. Gjennom historien har håndskrevne signaturer vært mye brukt og akseptert for alle typer dokumenter og kontrakter i ulike sammenhenger.
Hva er digitale signaturer?
En digital signatur er et elektronisk alternativ til den fysiske måten å signere dokumenter på. En slik signatur er unikt knyttet til en persons digitale identitet. Digitale signaturer er utviklet for å gjøre signeringen av digitale dokumenter mer effektiv og sikker, og for å bidra til bedre å verifisere identiteten til alle involverte. De siste årene har digitale signaturer blitt stadig vanligere som erstatning for våte signaturer i enkelte bruksområder.
Digitale signaturer er sikrere enn håndskrevne signaturer, ettersom de gir mulighet til å verifisere underskriverens autentisitet. Det skyldes at Public Key Infrastructures (PKI-er) brukes i digitale signaturer, og skaper digitale sertifikater som kobler en produsert signatur til en faktisk identitet.
Videre er betrodd tidsstempling også en viktig sikkerhetskomponent i digitale signaturer som følger PKI, ettersom det beviser at en signatur eksisterte på et gitt tidspunkt. Betrodd tidsstempling beskytter signaturen effektivt mot å bli endret.
Fra dette perspektivet er digitale signaturer ganske unike sammenlignet med håndskrevne signaturer, siden identiteten til en digital signatur alltid vil være verifisert, og tidspunktet for signaturen vil være kjent.
Hvorfor velge digitale signaturer fremfor håndskrevne signaturer?
Det er flere grunner til å velge en digital signatur fremfor en håndskrevet signatur.
1. Bekvemmelighet
Digitale signaturer er svært praktiske sammenlignet med håndskrevne signaturer. Du kan signere dokumenter hvor som helst og når som helst. Dette gjør at folk kan signere dokumenter digitalt uten å måtte møtes personlig, noe som sparer både tid og penger for alle parter.
2. Effektivitet
Du kan signere dokumenter mye raskere med en digital signatur, siden det kan gjøres på nettet ved hjelp av din digitale identitet. Du slipper å skrive ut, signere, skanne og returnere et fysisk dokument. Dette er spesielt nyttig i situasjoner der det kreves flere signaturer og tiden er knapp.
3. Sikkerhet
Dokumenter som er signert med digitale signaturer, er mye sikrere enn våte signaturer. På grunn av det menneskelige elementet er fysiske, håndskrevne signaturer lettere å manipulere eller forfalske. Ved å gå over til en digital signaturprosess kan du redusere risikoen for menneskelige feil og svindel betydelig.
4. Kostnadseffektivitet
Digitale signaturer gjør forretningsprosessene dine kostnadseffektive på flere måter:
- Den iboende effektiviteten til digitale signaturer sparer verdifull tid
- Den digitale karakteren gjør at bedrifter kan redusere behovet for fysisk lagring av dokumenter
- Digitale signaturer eliminerer behovet for å skrive ut papir
Alt dette sparer ikke bare tid, plass og penger, det bidrar også til å redusere miljøbelastningen.
5. Juridisk bindende
Digitale signaturer er like juridisk bindende som papirbaserte signaturer. De signeres og autentiseres ved hjelp av elektroniske identiteter, som knytter signaturen til en virkelig person. I henhold til eIDAS-regelverket er en digital signatur like juridisk gyldig som en fysisk signatur. Derfor kan enkeltpersoner og bedrifter som signerer dokumenter med digitale signaturer, være sikre på at de er gyldige.
Hvilke saker egner seg best for bruk av digital signatur kontra håndskrevet signatur?
Selv om digitale signaturer generelt sett er akseptable erstatninger for håndskrevne signaturer, er bruken av dem spesielt relevant i følgende tilfeller.
Bransjer som krever hyppig signering
Digitale signaturer kan være til nytte i en lang rekke bransjer, men de er spesielt relevante for bransjer som krever hyppig signering av dokumenter eller kontrakter på en sikker måte.
For eksempel har virksomheter innen finans, helse, jus eller HR allerede tatt i bruk digitale signaturer på grunn av det store volumet av dokumenter som må signeres regelmessig, på en sikker og effektiv måte.
Ved å sikre en mer strømlinjeformet, automatisert og sikker digital prosess for signering av dokumenter kan bedriftene til og med skape et konkurransefortrinn innenfor sitt felt.
Bedrifter som jobber eksternt
Sammenlignet med håndskrevne signaturer kan digitale signaturer også være en fordel for bedrifter som arbeider eksternt eller har geografisk spredte team, slik at de raskt og enkelt kan signere dokumenter uansett hvor de befinner seg.
Dette ble spesielt relevant i kjølvannet av covid-19-pandemien, da mange bedrifter begynte å jobbe eksternt, med kolleger spredt over hele landet eller til og med internasjonale grenser. Virksomheter som ikke innfører en digital signaturprosess, risikerer å bruke mer tid og ressurser enn nødvendig.
Miljømessig bærekraftige virksomheter
Til slutt vil bedrifter som prioriterer bærekraft og reduksjon av papiravfall, dra nytte av de miljøvennlige egenskapene til digitale signaturer. Det er en effektiv måte å forbedre merkevareimaget på ved å vise at bedriften bryr seg om miljøet og tar konkrete skritt for å redusere sitt miljøavtrykk.
Kort sagt kan bedrifter i alle bransjer som verdsetter effektivitet, sikkerhet, bekvemmelighet og bærekraft, dra nytte av å implementere digitale signaturer i arbeidsflyten for å holde seg konkurransedyktige på sitt felt.
Bruk Idura for å komme i gang med digitale signaturer
For å optimalisere forretningsprosessene og arbeidsflyten din kan du bruke et selskap som Idura til å komme i gang med digitale signaturer.
Vi sørger for at identiteten til våre digitale signaturer følger PAdES-LTA-standarden og verifiseres gjennom lokale elektroniske identiteter, blant annet:
- Dansk MitID
- Norsk BankID
- Svensk BankID
- Finsk tillitsnettverk (FTN)
- Norske Vipps MobilePay
- Belgisk itsme®
- Belgisk eID (.beID)
- Nederlandsk iDIN
- Nederlandsk DigiD
Ønsker du å lære mer?
Hvorfor digitale signaturer ikke sikrer personvern
Pålitelig tidsstempling: Omfattende guide og bruksområder
