Underskrifter er en måde at angive, at en person har godkendt et bestemt dokument eller en bestemt kontrakt. I det meste af menneskehedens historie var håndskrevne underskrifter (også kaldet »fysiske underskrifter«) den eneste mulighed. Men takket være den teknologiske udvikling er digitale underskrifter blevet stadig mere udbredte.
Nedenfor sammenligner vi digitale underskrifter med håndskrevne underskrifter og diskuterer fordelene ved at bruge de digitale.
Hvad er håndskrevne underskrifter?
Fysiske underskrifter er den traditionelle måde at underskrive dokumenter på. Her underskriver en person fysisk et dokument, f.eks. ved hjælp af en pen. Betegnelsen »fysisk [blæk]underskrift« stammer faktisk fra blækket på siden.
Underskriften er et unikt udtryk for personens identitet og er juridisk bindende, når det gælder om at fastslå underskriverens oprindelige identitet. Gennem historien har våde underskrifter været udbredt og accepteret til alle former for dokumenter og kontrakter i forskellige sammenhænge.
Hvad er digitale underskrifter?
En digital signatur er et elektronisk alternativ til den fysiske måde at underskrive dokumenter på. En sådan signatur er entydigt knyttet til en persons digitale identitet. Digitale signaturer er udviklet for at gøre underskrivningen af digitale dokumenter mere effektiv og sikker, hvilket bidrager til en bedre verifikation af alle involverede parters identitet. I de senere år er digitale signaturer blevet stadig mere udbredte som erstatning for håndskrevne underskrifter i bestemte anvendelsessituationer.
Digitale signaturer er mere sikre end håndskrevne underskrifter, da de giver mulighed for at verificere underskriverens ægthed. Det skyldes, at der i digitale signaturer anvendes Public Key Infrastructure (PKI), som skaber digitale certifikater, der knytter en genereret signatur til en faktisk identitet.
Desuden er pålidelig tidsstempling også en central sikkerhedskomponent i digitale signaturer, der følger PKI, da den beviser, at en signatur eksisterede på et givet tidspunkt. Pålidelig tidsstempling beskytter effektivt signaturen mod at blive ændret.
Set ud fra dette perspektiv er digitale signaturer ganske unikke i forhold til håndskrevne signaturer, da identiteten bag en digital signatur altid vil blive verificeret, og tidspunktet for signaturen vil være kendt.
Hvorfor vælge digitale signaturer frem for håndskrevne signaturer?
Der er en række grunde til at foretrække en digital signatur frem for en håndskrevet signatur.
1. Bekvemmelighed
Digitale signaturer er meget praktiske i forhold til håndskrevne underskrifter. Du kan underskrive dokumenter hvor som helst og når som helst. Det giver folk mulighed for at underskrive dokumenter digitalt uden at skulle mødes ansigt til ansigt, hvilket sparer både tid og penge for alle parter.
2. Effektivitet
Du kan underskrive dokumenter meget hurtigere med en digital signatur, da det kan gøres online ved hjælp af din digitale identitet. Du kan springe de unødvendige trin over, hvor du skal udskrive, underskrive, scanne og returnere et fysisk dokument. Dette er især nyttigt i situationer, hvor der kræves flere underskrifter, og hvor tiden er afgørende.
3. Sikkerhed
Dokumenter, der er underskrevet med digitale signaturer, er langt mere sikre end håndskrevne underskrifter. På grund af den menneskelige faktor er fysiske, håndskrevne underskrifter lettere at manipulere eller forfalske. Ved at skifte til en digital signaturproces kan du reducere risikoen for menneskelige fejl og svindel betydeligt.
4. Omkostningseffektivitet
Digitale signaturer gør dine forretningsprocesser omkostningseffektive på flere måder:
- Den iboende effektivitet ved digitale signaturer sparer værdifuld tid
- Deres digitale karakter gør det muligt for virksomheder at reducere behovet for fysisk dokumentopbevaring
- Digitale signaturer eliminerer behovet for at udskrive papir
Alt dette sparer ikke kun tid, plads og penge, men bidrager også til at mindske belastningen af miljøet.
5. Juridisk bindende
Digitale signaturer er lige så juridisk bindende som håndskrevne underskrifter. De underskrives og autentificeres ved hjælp af elektroniske identiteter, som på sikker vis knytter signaturen til en reel person. I henhold til eIDAS-forordningen er en digital signatur lige så gyldig i juridisk forstand som en fysisk underskrift. Derfor kan privatpersoner og virksomheder, der underskriver dokumenter med digitale signaturer, være sikre på deres gyldighed.
I hvilke tilfælde er det bedst at bruge en digital signatur frem for en håndskrevet signatur?
Selvom digitale signaturer generelt er en acceptabel erstatning for håndskrevne underskrifter, er deres anvendelse særligt relevant i følgende tilfælde.
Brancher, hvor der ofte skal underskrives
Digitale signaturer kan være til gavn for en lang række brancher, men er særligt relevante for dem, der har behov for hyppig underskrivning af dokumenter eller kontrakter på en sikker måde.
For eksempel har virksomheder inden for finans-, sundheds-, juridisk- eller HR-branchen allerede taget digitale signaturer i brug på grund af den store mængde dokumenter, de regelmæssigt skal underskrive på en sikker og effektiv måde.
Ved at sikre en mere strømlinet, automatiseret og sikker digital proces til underskrivning af dokumenter kan virksomheder endda skabe en konkurrencemæssig fordel inden for deres branche.
Virksomheder, der arbejder på afstand
Sammenlignet med håndskrevne underskrifter kan digitale underskrifter også være en fordel for virksomheder, der arbejder på afstand eller har geografisk spredte teams, da de giver mulighed for hurtigt og nemt at underskrive dokumenter uanset hvor man befinder sig.
Dette blev særligt relevant i kølvandet på Covid-19-pandemien, da mange virksomheder begyndte at arbejde på afstand, med kolleger spredt over hele landet eller endda på tværs af landegrænser. Virksomheder, der undlader at indføre en proces med digitale signaturer, risikerer at bruge mere tid og flere ressourcer end nødvendigt.
Miljømæssigt bæredygtige virksomheder
Endelig vil virksomheder, der prioriterer bæredygtighed og reducerer papiraffald, drage fordel af digitale signaturers miljøvenlige karakter. Det er en effektiv måde at forbedre dit brandimage på ved at vise, at din virksomhed bekymrer sig om miljøet og tager konkrete skridt til at mindske sit miljøaftryk.
Kort sagt vil virksomheder i alle brancher, der værdsætter effektivitet, sikkerhed, brugervenlighed og bæredygtighed, drage fordel af at indføre digitale signaturer i deres arbejdsgange for at forblive konkurrencedygtige inden for deres felt.
Sådan kommer du i gang med digitale signaturer ved hjælp af Idura
For at optimere dine forretningsprocesser og arbejdsgange kan du bruge en virksomhed som Idura til at komme i gang med digitale signaturer.
Vi sikrer, at identiteten i vores digitale signaturer overholder PAdES-LTA-standarden og verificeres via lokale elektroniske identiteter, herunder:
- Dansk MitID
- Norsk BankID
- Svensk BankID
- Finsk Trust Network (FTN)
- Norsk Vipps MobilePay
- Hollandsk iDIN.
- Dansk MitID Erhverv.
- Tysk Personalausweis.
- OneID.
- Samleikin.
Vil du vide mere?
